home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / acct201 / readme < prev   
Text File  |  1991-07-21  |  63KB  |  1,453 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.                                  ACCOUNTING 101
  8.                                   Version 2.01
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.  
  17.          SHAREWARE CONCEPT .......................................  1
  18.          REQUIREMENTS ............................................  2
  19.          INSTALLING ON YOUR SYSTEM ...............................  2
  20.          GETTING STARTED .........................................  5
  21.          HELP FILES ..............................................  6
  22.          BASIC RULES .............................................  6
  23.          DATA FILES ..............................................  9
  24.          TYPICAL ACCOUNTING CYCLE ................................  9
  25.          DEPOSITS ................................................ 10
  26.          JOURNAL ENTRIES ......................................... 13
  27.          ACCOUNTS PAYABLE ........................................ 13
  28.          SAVING AND RECALLING TRANSACTIONS ....................... 14
  29.          PRINTING CHECKS ......................................... 15
  30.          END OF MONTH ............................................ 15
  31.          CLOSING ................................................. 16
  32.          UTILITIES ............................................... 17
  33.          AMENDING CHART OF ACCOUNTS .............................. 17
  34.          INSPECTING THE TRANSACTION FILES ........................ 19
  35.          OTHER UTILITY MENU ITEMS ................................ 19
  36.          SOME QUESTIONS .......................................... 20
  37.          LIMITS .................................................. 21
  38.          LACK OF WARRANTY ........................................ 21
  39.  
  40.  
  41.  
  42.  
  43.  
  44.  
  45.  
  46.  
  47.  
  48.  
  49.  
  50.  
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  
  69.                                  Accounting 101
  70.  
  71.  
  72.  
  73.                                  ACCOUNTING 101
  74.                                   Version 2.01
  75.  
  76.          Accounting 101 is a simple easy-to-use double-entry
  77.          accounting system suitable for individuals and small
  78.          businesses. It does not contain a separate payroll module nor
  79.          an accounts receivable module. If you need these features,
  80.          then Accounting 101 is not for you.
  81.  
  82.          It is easy to set up and use the program since a sample
  83.          balance sheet comes with the program. Just amend it to suit
  84.          your individual situation and you are ready to go.
  85.  
  86.          It is beyond the scope of this document to explain accounting
  87.          principles, but just remember that double entry accounting is
  88.          nothing but a reflection of the basic equation that:
  89.  
  90.               ASSETS = LIABILITIES + EQUITY
  91.  
  92.          Anything that increases your assets increases your equity and
  93.          vice versa. Anything that increases your liabilities
  94.          decreases your equity.
  95.  
  96.          Assets are placed on the debit side of the ledger and
  97.          liabilities and equity are placed on the credit side of the
  98.          ledger, so credits equal debits. Now you are like the fellow
  99.          who said, "Two weeks ago I couldn't spell expert and now I
  100.          are one."
  101.  
  102.          Income and expense accounts are eventually reflected in your
  103.          equity accounts but they are not posted directly to your Net
  104.          Worth or Accumulated Earnings accounts until the end of your
  105.          accounting year.
  106.  
  107.          When you deposit a check consisting of income two things
  108.          happen.  Your bank account increases, so it is debited, and
  109.          one of your income accounts increases,(which eventually
  110.          increases equity) so it is credited.
  111.  
  112.          When you write a check for an expense item two things happen.
  113.          Your bank account decreases, so it is credited, and one of
  114.          you expense accounts (which eventually reduces equity)
  115.          increases, so it is debited.
  116.  
  117.          SHAREWARE CONCEPT:
  118.  
  119.          This program is distributed under the Shareware concept.
  120.          The program is copyrighted and may be copied and distributed
  121.          only under certain conditions. It is not public domain
  122.          property. Under the Shareware concept you are free to test
  123.          the program as long as you wish without charge. You are
  124.          trusted to pay the author if you decide to use the program.
  125.          Remember that the program took many thousands of hours to
  126.          write.
  127.  
  128.  
  129.                                        1
  130.  
  131.  
  132.  
  133.  
  134.  
  135.                                  Accounting 101
  136.  
  137.  
  138.  
  139.  
  140.          You are free to make and give copies to other parties under
  141.          the following conditions:
  142.  
  143.               1. No more than a nominal charge is made for the copy.
  144.               3. This documentation file must accompany the program
  145.                  file.
  146.               2. No alterations are made in the Accounting 101 program
  147.                  file nor in the documentation file accompanying the
  148.                  program.
  149.  
  150.          Help make the Shareware concept work. With your support we
  151.          can all benefit. You get to test programs at little or no
  152.          charge and are able to purchase the programs you select at
  153.          bargain prices. The author gets a reasonable return for his
  154.          work without the attendant costs of distribution.
  155.  
  156.          If you decide to use the program you should send your check
  157.          to :
  158.  
  159.                                  Iddo L. Enochs
  160.                                403 Cherokee Drive
  161.                                Mc Comb, MS 39648
  162.  
  163.                       The price of this program is $25.00.
  164.  
  165.          I would appreciate any suggestions for making the program
  166.          simpler and easier to use or for adding features that would
  167.          prove useful. I will also try to answer any written questions
  168.          from contributors.
  169.  
  170.          REQUIREMENTS:
  171.  
  172.          In order to run the program you will need an IBM PC, XT, AT
  173.          or compatible computer with 512K of memory with either a
  174.          monochrome or color monitor.
  175.  
  176.          INSTALLING ON YOUR SYSTEM:
  177.  
  178.          The following files should be on the Accounting 101 disk:
  179.  
  180.  
  181.               101.EXE       This is the Accounting 101 program file.
  182.               ACCTFILE.DAT  This is the accounts data sample file
  183.                             suitable for personal use.
  184.               ACCTFILE.BUS  This is an accounts data sample file
  185.                             suitable for small business use.
  186.                  {Rename this file to Acctfile.dat if you decide to
  187.                   use it}
  188.               INSTALL.EXE   This is a program which will install the
  189.                             Accounting 101 program on your system.
  190.               HELP1.FIL
  191.               HELP2.FIL     {Help files}
  192.               HELP3.FIL
  193.  
  194.  
  195.                                        2
  196.  
  197.  
  198.  
  199.  
  200.  
  201.                                  Accounting 101
  202.  
  203.  
  204.  
  205.               HELP4.FIL
  206.               HELP5.FIL
  207.               README        This is the documentation file you are now
  208.                             reading.
  209.  
  210.  
  211.          You can have the installation done automatically by using the
  212.          Install program file on the diskette. With the diskette in
  213.          drive A just get into drive A and then type and enter
  214.          "Install"(without the quote marks). After that just answer
  215.          the queries and follow directions. Incidentally, if you get
  216.          to a point in the installation procedure and wish to go no
  217.          further, just press Control C or Control Break in order to
  218.          abort the Install program. However, you are asked if you wish
  219.          to proceed at several points in the procedure.
  220.  
  221.          The installation program checks to see if the Acct
  222.          subdirectory already exists on your hard disk and, if so, it
  223.          copies the 101.exe program and the Help files to the Acct
  224.          sub-directory and quits. If the Acct sub-directory does not
  225.          already exist it then creates the 101 sub-directory under the
  226.          Acct sub-directory and copies the data files thereto.
  227.  
  228.          If you use the Installation program to install on your hard
  229.          disk, you will be a